Conditions générales et vie privée

CADRE CONTRACTUEL DES PRESTATIONS

Les présentes Conditions générales forment, avec la Lettre de Mission, l’intégralité de la convention entre les parties (“la Convention”). Tous les termes utilisés dans la Lettre de Mission ont le même sens que dans les présentes Conditions générales, et réciproquement. En cas de divergence entre la Lettre de Mission et les présentes Conditions générales, ces dernières prévaudront, excepté lorsqu’elles sont modifiées par la Lettre de Mission par voie de référence spécifique à la clause pertinente des Conditions générales. “Nous” désigne “BUREX SERVICE ” Expert-comptable externe certifiés (et les références à “nous” dans ces Conditions générales seront interprétées en conséquence. Les références dans ces Conditions générales au “Client” désignent toute et chacune des parties à la Convention, autres que nous. Les références dans ces Conditions générales à la “Loi” désignent la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal.

ARTICLE 1ER – CHAMP D’APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES

Les présentes Conditions générales s’appliquent à tous les services que nous prestons, tels que spécifiés dans la Lettre de Mission (“les Services”), et par référence à l’une des catégories suivantes :

1.1. Les Missions d’Attestation, à savoir les missions qui nous sont confiées par ou en vertu d’une loi ou d’une réglementation similaire, dans le cadre desquelles nous mettons en œuvre des procédures de révision, en ce compris l’examen limité, portant sur des informations financières. Ces Missions d’Attestation comprennent, sans y être limitées, les missions qui nous sont confiées par les usages professionnels. Elles comprennent notamment les missions qui nous sont confiées en raison de la connaissance que nous avons acquise quant à une entité particulière dans le cadre d’une telle fonction, telles que celles portant sur l’émission de rapports sur des liasses de consolidation, de lettres de confort, de rapports sur des informations financières prévisionnelles ou pro-forma ainsi que de rapports sur des informations financières intermédiaires.

1.2. Les Autres Missions, à savoir les missions autres que celles définies comme Missions d’Attestation au point 1.1 ci-dessus, en ce compris les missions de révision ou d’examen limité d’informations financières, confiées sur une base contractuelle en-dehors de toute obligation légale ou réglementaire. Lorsque les Autres Missions n’ont pas pour but d’attester des informations financières, celles-ci seront effectuées sur la base des informations et explications fournies par le Client, dont nous n’entreprendrons pas d’en vérifier le caractère exact, sauf dans la mesure où cela serait exigé par des normes professionnelles applicables ou prévu par la Lettre de Mission.

ARTICLE 2 – LIMITATIONS DE NOS OBLIGATIONS

2.1 Nous n’avons aucune obligation :

de faire en sorte que les Services ont été exécutés conformément aux lois d’un Etat étranger ;

de signaler qu’au cours de la période couverte par la Convention, le Client ne s’est pas conformé à toutes les exigences légales et règlementaires qui lui sont applicables, notamment en matière de droit civil, de droit des sociétés, de droit commercial, de droit fiscal, de droit social et du droit de la concurrence, sauf lorsque le droit belge nous impose spécifiquement de faire rapport à ce sujet; ou de faire en sorte qu’au cours de la période couverte par la Convention, le Client a tiré tout avantage d’aides à l’investissement, de subsides, de primes diverses ou d’autres avantages ou opportunités offerts par toute loi ou règlementation quelconque.

2.2 Nous n’avons aucune obligation quelconque d’informer le Client des modifications intervenant dans les textes de loi ou réglementaires, ni de l’informer des conséquences potentielles que ces modifications peuvent avoir pour lui.

2.3 Nous ne serons pas supposés avoir connaissance, aux fins de la prestation des Services, d’informations provenant d’autres missions, sauf dans la mesure spécifiée dans la Lettre de Mission.

2.4 Sauf disposition contraire de la loi ou des règles professionnelles, nous n’assumerons aucune responsabilité du fait de l’incidence sur notre rapport d’évènements survenant postérieurement à la date d’émission de notre rapport, et nous n’aurons aucune obligation quelconque de mettre à jour ledit rapport.

ARTICLE 3 – CARACTERE CONTRAIGNANT

3.1 Nous serons liés uniquement par la version finale de nos rapports, conclusions et avis tels que soumis au Client par écrit et sous la signature d’une personne dûment autorisée à cette fin.

3.2 Les projets de documents, communiqués par voie électronique ou par écrit, et les avis oraux ne constitueront pas nos rapports, conclusions ou avis définitifs. Nous n’assumerons de responsabilité à l’égard du contenu ou de l’utilisation de tels projets ou avis oraux, que lorsque leur contenu est ultérieurement confirmé dans une lettre ou un rapport définitif signé.

ARTICLE 4 – DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE

Nous conserverons tout copyright et tous les autres droits de propriété intellectuelle sur tout ce que nous développons avant ou au cours de notre mission, en ce compris sur nos systèmes, méthodologies, logiciels et notre savoir-faire. Nous conserverons également tous les droits d’auteur et tous les autres droits de propriété intellectuelle portant sur l’ensemble des rapports, « deliverables », avis écrits, documents de travail, dossiers et autres documents fournis au Client dans le cadre de notre mission, en ce compris les documents et fichiers sous forme électronique.

ARTICLE 5 – CONSERVATION DES DOCUMENTS DE TRAVAIL

Nos documents de travail demeurent notre propriété pendant les travaux. A l’achèvement des Services, nous conserverons tous les documents et dossiers y relatifs pendant la période prévue par la loi pour le type de Services faisant l’objet de la Lettre de Mission. Au terme de cette période, sauf accord contraire, écrit et distinct, nous pourrons procéder à leur destruction, sans en informer le Client au préalable.

ARTICLE 6 – OBLIGATIONS D’INFORMATION A CHARGE DU CLIENT

6.1 Dans la mesure où nos Services dépendent d’informations et explications à fournir par le Client ou pour son compte, le Client fera en sorte que lesdites informations et explications soient fournies en temps utile, de manière complète, exacte et non trompeuse. Lorsque les informations ou explications se basent sur des hypothèses, le Client nous en fournira les détails pertinents. Le Client est tenu de nous informer immédiatement de toute modification aux informations et explications fournies, dès lors qu’il n’est plus possible de s’y fier ou que les hypothèses précédemment présentées ne sont plus adéquates.

6.2 Lorsque le Client utilise ou nous fournit des informations ou de la documentation émanant de tiers, le Client fera en sorte d’obtenir de ces tiers les accords nécessaires nous permettant de prester les Services. Le Client sera responsable des rapports avec ces tiers, de la qualité de leur contribution et de leur travail ainsi que du paiement de leurs honoraires. Sauf disposition contraire de la loi, des règles professionnelles ou de la Lettre de Mission, nous ne vérifierons pas l’exactitude des informations ou de la documentation fournies par ces tiers.

6.3 Dans le cas où le Client ne nous fournirait pas les informations et explications pertinentes nécessaires au bon accomplissement de notre mission, nous pourrions nous trouver dans l’incapacité de réaliser ou de finaliser nos Services, ou nous pourrions être amenés à devoir formuler des réserves dans tout rapport à émettre en vertu de la Convention. En dernier recours, sauf disposition contraire de la loi ou des règles professionnelles, nous avons le droit d’interrompre sans préavis l’exécution des Services, ou de mettre fin ou de suspendre la Convention avec effet immédiat, conformément à l’article 12 ci-dessous. Dans ce cas, nos droits sont déterminés conformément à l’article 13.4 ci-dessous.

ARTICLE 7 – HONORAIRES ET FACTURATION

7.1. Nos honoraires sont calculés sur la base du temps presté par nos associés, administrateurs, employés et mandataires ou sur base forfaitaire, en fonction des niveaux de compétence et de responsabilité requis. Nos honoraires prennent en compte divers facteurs, en ce compris, à titre d’exemple :

– les résultats de notre examen préliminaire des documents comptables et des déclarations du

Client, ainsi que des informations publiquement disponibles ;

– la mesure dans laquelle nous prévoyons de nous fonder sur les informations et explications fournies par le Client ;

– le niveau d’assistance attendu du Client, en ce compris au niveau de la qualité et de la communication en temps opportun des documents et autres informations qui doivent nous être fournis, ainsi que de la disponibilité et de la coopération de la direction, du personnel comptable et, lorsque cela s’avère nécessaire du personnel opérationnel.

Dans le cas où les circonstances de la mission s’avèrent être différentes des hypothèses utilisées dans l’estimation de nos honoraires, ou lorsque d’autres faits ne ressortant pas de notre contrôle surviennent, en sorte que des prestations supplémentaires dépassant celles sur la base desquelles nos honoraires ont été estimés, s’avèrent nécessaires, nous pourrons ajuster nos honoraires, même forfaitaires, en conséquence, le cas échéant dans le respect de la procédure prévue de manière impérative par la législation applicable. Par ailleurs, les délais de finalisation de la mission pourront dans ce cas être revus.

7.2. Dans le cadre de nos services, le droit belge relatif au secret professionnel s’applique à la production de nos documents et à l’audition de notre personnel en qualité de témoin. Toutefois, dans le cas où le Client nous demande ou nous autorise, dans la mesure permise par la loi, ou lorsque nous sommes tenus par la loi, de produire nos documents ou d’être entendus en qualité de témoins, le Client supportera nos prestations et nos frais ainsi que les honoraires et les frais de nos conseils qui auront été exposés dans le cadre de ces requêtes, aussi longtemps que nous ne sommes pas partie à la procédure dans le cadre de laquelle l’information est sollicitée.

7.3. Tous frais directs contractés spécifiquement auprès de tiers du fait de l’exécution des Services ne font pas partie des honoraires, et seront facturés en surplus de nos honoraires. A la demande du Client, les pièces justificatives des frais exposés pour son compte seront fournies.

7.4. Nos honoraires et frais seront facturés à intervalles appropriés. Les factures sont payables au comptant à leur réception par le Client.

7.5. Les honoraires et frais sont calculés toutes taxes et droits exclus. Le Client acquittera la TVA et toutes autres taxes et droits dont le Client est légalement redevable.

7.6. Si le Client conteste tout ou partie d’une facture, le Client nous en informera par écrit dans les 30 jours calendrier suivant la réception de la facture. En aucun cas, le Client ne refusera le paiement d’un montant non contesté de la facture.

7.7. Si le Client refuse de payer des montants non contestés, nous pourrons décider de mettre fin ou de suspendre la Convention dans les conditions spécifiées aux articles 12 et 13.4 ci-dessous.

ARTICLE 8 – SECRET PROFESSIONNEL ET CONFIDENTIALITE

Le Client reconnaît que nous sommes, en qualité d’expert-comptable externe certifié inscrit au registre public de l’Institut tenus au respect du secret professionnel qui, sous réserve d’exceptions très limitées, nous interdit de divulguer toute information relative au Client dont nous prenons connaissance en raison de la prestation des Services.

ARTICLE 9 – DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

9.1 Données à caractère personnel – Les parties respecteront la Législation applicable relative à la protection des données pour toute donnée personnelle partagée avec nous.

9.2 Politique de confidentialité – Lesdites données à caractère personnel seront traitées conformément à notre politique de confidentialité reprise en annexe 2 ci-après.

9.3 Utilisation des Données à caractère personnel en qualité de Responsable du traitement – Dans les cas où nous agissons en qualité de Responsable du traitement, nous traitons les Données personnelles vous concernant de même que celles qui concernent vos clients, fournisseurs, membres du personnel, collaborateurs, administrateurs ou autres personnes concernées, en déterminant seuls les finalités et les moyens de traitement, dans le respect des dispositions de notre Politique de confidentialité et de la lettre de mission convenue entre les parties.

9.4 Utilisation des Données à caractère personnel en qualité de Sous-traitant – Dans les cas où nous agissons en qualité de Sous-traitant pour le Client (agissant à son tour en qualité de Responsable du traitement), nous procéderons au traitement des Données à caractère personnel pour le compte et selon les instructions du Client dans le respect des dispositions de notre Politique de confidentialité, de la convention de sous-traitance convenue avec le Client et, le cas échéant, de la lettre de mission.

9.5 Transfert de données – Dans la mesure du nécessaire, il est convenu qu’en nous transférant des Données à caractère personnel, le Client confirme (i) que le transfert repose sur une base licite et que (ii) les Données à caractère personnel qui nous sont fournies sont traitées conformément à la Législation applicable relative à la protection des données.

ARTICLE 10 – LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT D’ARGENT ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME

En vertu de la législation nationale et européenne relative à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, nous sommes tenus d’identifier nos clients ainsi que leur(s) mandataire(s) et les bénéficiaires effectifs des clients. En conséquence, nous requerrons du Client et retiendrons certaines informations et documents à cet effet et/ou consulterons les banques de données appropriées. Le Client s’engage à nous fournir l’information demandée et à nous tenir informés en temps opportun de toute modification de ces informations et documents. Dans le cas où l’information ou les documents n’étaient pas fournis de manière satisfaisante en réponse à notre demande endéans un délai raisonnable, nous pourrions dans certaines circonstances ne pas être en mesure de prester ou de continuer la prestation des Services.

ARTICLE 11 – ANTI-CORRUPTION

11.1 Les parties s’engagent à respecter toutes les lois et les règlements applicables qui proscrivent, interdisent ou pénalisent des actes de corruption et des actes criminels ou délictuels connexes, dans toutes leurs transactions ou relations, que ce soit en rapport avec la présente Convention et les services prestés dans le cadre de la présente Convention ou autrement, sous quelque forme que ce soit et de quelque manière que ce soit.

11.2 Les parties transmettront les obligations visées à l’article 11.1 ci-dessus à leurs employés et administrateurs, et garantiront que les tierces parties impliquées dans l’exécution de la présente Convention ou dans l’exécution d’un projet faisant partie de la présente Convention, sont tenues contractuellement par les obligations visées à l’article 11.1 ci-dessus.

ARTICLE 12 – DUREE, RESILIATION, SUSPENSION

12.1 Durée : La date d’entrée en vigueur et la durée de la Convention sont définies dans la Lettre de Mission et, le cas échéant, conformément à la loi et aux règles professionnelles applicables.

12.2 Résiliation et suspension : Les parties peuvent décider de résilier ou de suspendre la Convention dans les circonstances suivantes et, pour les Missions d’Attestation, dans la mesure admise par la loi ou les règles professionnelles applicables :

Par consentement mutuel
Résiliation pour Inexécution: chaque partie peut résilier la Convention par écrit et avec effet immédiat si une autre partie commet une violation importante d’une stipulation quelconque de la Convention, qui est irrémédiable ou, lorsqu’elle est remédiable, à laquelle il n’a pas été remédié dans les trente jours de la demande écrite formulée en ce sens (ou, lorsqu’il n’est pas possible d’y remédier dans ce délai, lorsque des démarches raisonnables n’ont pas été entreprises dans les trente jours en vue de remédier à la violation).

Résiliation pour Insolvabilité : chaque partie peut résilier la Convention par écrit et avec effet immédiat si une autre partie se trouve dans l’incapacité d’acquitter ses dettes, ou se voit désigner un administrateur provisoire ou judiciaire ou un liquidateur (ou, pour chaque cas évoqué, leur équivalent dans une autre juridiction) ou convoque une assemblée de ses créanciers ou cesse pour toute raison quelconque de poursuivre ses activités ou si, de l’avis raisonnable de la partie souhaitant résilier la Convention, il est probable que l’un de ces évènements se produise.

Résiliation pour Raisons Réglementaires : nous pouvons résilier la Convention à tout moment moyennant avis écrit et avec effet immédiat si nous sommes raisonnablement d’avis que l’exécution de la Convention, ou une partie de celle-ci, nous conduira, ou pourrait nous conduire, nous-mêmes ou toute entité de notre réseau, à violer une quelconque disposition légale, règlementaire, déontologique ou d’indépendance dans toute juridiction quelconque.

Nonobstant ce qui précède, nous pouvons soit suspendre la Convention soit tenter de convenir d’avenants à la Convention permettant d’éviter que soit commise une quelconque violation telle que visée ci-dessus.

Suspension : chaque partie peut suspendre la Convention moyennant préavis écrit à l’autre partie (i) lorsqu’il existe des circonstances en relation avec une autre des parties à la

Convention qui, de l’avis raisonnable de la partie souhaitant suspendre la Convention, ont une incidence importante et défavorable soit sur la base à partir de laquelle la Convention a été conclue, soit sur l’exécution des obligations de la partie souhaitant suspendre la Convention; ou (ii) lorsque la partie souhaitant suspendre la Convention est raisonnablement d’avis que l’exécution de la Convention ou de toute partie de celle-ci, entraînera, ou pourrait entraîner la violation, par cette partie ou par toute entité qui lui est liée, d’une disposition légale, règlementaire, déontologique ou d’indépendance dans toute juridiction quelconque.

Si, à la suite de la suspension de la Convention, nous convenons de reprendre la prestation des Services, les parties s’entendront au préalable sur les modifications éventuelles de la Convention qui peuvent être nécessaires en raison de la suspension, en ce compris les honoraires, les frais et les délais d’exécution.

Lorsqu’une période de suspension excède les 30 jours, chaque partie peut résilier la Convention avec effet immédiat, moyennant avis écrit adressé aux autres parties.

ARTICLE 13 – INDEMNITE EN CAS DE RESILIATION

Sauf disposition contraire de la loi ou des règles professionnelles, les stipulations suivantes s’appliqueront lorsque la Convention est résiliée avant que nous ne soyons en mesure d’achever la prestation des Services :

13.1 Si la Résiliation intervient à l’initiative du Client pour des motifs dont nous ne sommes pas responsables, nous aurons droit à la totalité des honoraires convenus, sans préjudice de notre droit de demander la réparation par le Client de toute perte subie. Une telle indemnité ne peut être réclamée que si la résiliation est de nature abusive ou intempestive.

13.2 Si la Résiliation intervient à l’initiative du Client pour des motifs dont nous sommes responsables, nous serons en droit de percevoir la partie des honoraires correspondant aux Services prestés jusqu’à la date de résiliation, sans préjudice du droit du Client de nous réclamer une indemnité, conformément aux stipulations de, et dans les limites spécifiées à, l’article 14 ci-dessous.

13.3 Si la Résiliation intervient à notre initiative sans motifs dont le Client est responsable, nous serons en droit de percevoir la partie des honoraires correspondant aux Services prestés jusqu’à la date de résiliation, sans préjudice du droit du Client de nous réclamer une indemnité, conformément aux stipulations de, et dans les limites spécifiées à, l’article 14 ci-dessous. Une telle indemnité ne peut être réclamée que si la résiliation est de nature abusive ou intempestive.

13.4 Si la Résiliation intervient à notre initiative pour des motifs dont le Client est responsable, nous aurons droit à la totalité des honoraires convenus, sans préjudice de notre droit de demander la réparation par le Client de toute perte subie.

ARTICLE 14 – LIMITATION DE RESPONSABILITE

14.1 Nous exécuterons les Services avec toute la diligence requise et conformément aux règles professionnelles et aux dispositions légales applicables. Sauf disposition contraire de la loi ou des règles professionnelles, les Services que nous acceptons de prester comportent une obligation de moyens et non de résultat.

14.2 Notre responsabilité envers le Client, pour les dommages en relation avec la Convention, sera limitée comme suit, même dans le cas où le Client représente plusieurs parties :

Notre responsabilité globale pour toutes les Missions d’Attestation, telles que définies à l’article 1.1 de la présente Convention, sera limitée au montant couvert par le contrat d’assurance établi en vertu de l’article 44 de la loi.

Notre responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) pour toutes les Autres Missions entreprises en vertu de la présente Convention sera limitée à une fois les honoraires convenus pour ces Autres Missions.

Les limitations visées aux points a) et b) ci-dessus ne s’appliqueront pas dans les seuls cas où notre responsabilité découle d’une faute intentionnelle personnelle ou d’une fraude personnelle. Par conséquent, ces limitations s’appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute pour laquelle nous sommes responsables.

Lorsque qu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute commise par nous, ils seront considérés comme ne constituant qu’un seul cas de responsabilité, et notre responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, nous ne serons en aucun cas responsables des dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données ni (c) de pertes ou dommages indirects.

ARTICLE 15 – ENGAGEMENT DE LA RESPONSABILITE

15.1 Sauf disposition contraire de la loi, toute action résultant de, ou en relation avec la présente Convention ne pourra être valablement introduite à notre encontre que dans les trois ans suivant l’acte ou l’omission qui nous est reproché.

15.2 En ce qui concerne les Autres Missions, telles que définies à l’article 1.2 ci-dessus, le Client s’engage à nous indemniser et à nous garantir contre toute action introduite pour négligence, ou contre toute décision judiciaire obtenue, par une partie tierce en réparation de dommages en rapport avec la présente Convention, de tous intérêts et coûts (en ce compris les frais judiciaires), sauf lorsque la décision judiciaire est la conséquence directe et immédiate d’une faute intentionnelle ou d’une fraude de notre part.

15.3 Nous seuls serons responsables de la prestation des Services. Le Client convient par conséquent qu’il n’intentera aucune action résultant de, ou en relation avec, la présente Convention, que ce soit sur une base contractuelle, extracontractuelle ou autre, à l’encontre d’un quelconque de nos associés, administrateurs, employés, mandataires ou entités de notre réseau. L’exclusion qui précède ne s’applique pas aux cas de responsabilité qui ne peuvent être exclus en vertu du droit belge.

ARTICLE 16 – DÉTECTION DE FRAUDES, D’ERREURS ET DE CAS DE NON-CONFORMITÉ AUX LOIS ET RÈGLEMENTS

Le Client est responsable de la sauvegarde de son patrimoine, de la prévention et de la détection de fraudes, d’erreurs et de cas de non-conformité aux lois et règlements. Par conséquent, nous ne serons en aucun cas responsables au titre d’un quelconque dommage découlant de quelque manière que ce soit d’actes ou d’omissions frauduleux ou négligents, de fausses déclarations ou de défaillances de la part du Client, de ses représentants, employés, administrateurs, contractants, ou mandataires, de la part d’une quelconque entité liée au Client et de ses représentants, employés, administrateurs, contractants, ou mandataires, ni de la part d’une partie tierce quelconque. Toutefois, lorsque cela est requis par les dispositions légales, les règles professionnelles applicables ou la lettre de Mission, nous nous efforcerons d’organiser notre travail de manière à avoir un espoir raisonnable de déceler toute inexactitude importante dans les rapports financiers ou dans la comptabilité du Client (en ce compris toute inexactitude importante résultant de fraude, d’erreur ou de non-conformité aux lois et règlements), quoiqu’il ne puisse être attendu de notre travail qu’il révèle toute les inexactitudes importantes ou tous les cas de fraude, d’erreur ou de non-conformité susceptibles d’exister.

ARTICLE 17 – UTILISATION DE NOS RAPPORTS

17.1 Sauf disposition contraire prévue par la loi :

tous les rapports, memoranda, lettres et autres documents dans lesquels nous transmettons des conclusions, des avis ou d’autres informations au Client dans le contexte des Services (ci-après “les Résultats des Services”), sont exclusivement destinés au bénéfice et à l’usage du seul Client et ce, dans l’objectif exposé dans la Lettre de Mission. Nous n’organiserons ni ne réaliserons notre travail en vue de permettre à un tiers quelconque de s’y fier, ou en vue d’une opération spécifique quelconque, de sorte que les éléments susceptibles d’intéresser une partie tierce ne seront pas abordés spécifiquement, et il pourra y avoir des questions qui pourraient être abordées différemment par un tiers, le cas échéant en relation avec une opération spécifique ;

les “Résultats des Services” ne peuvent être remis à une aucune autre partie ni être utilisés dans un autre objectif sans notre accord écrit préalable, lequel peut être soumis à des conditions ou à des limites. Le Client s’engage (i) à nous informer, à la date de signature de la Lettre de Mission ou aussitôt que possible après cette signature, de ce qu’il entend fournir les Résultats des Services à, ou permettre leur utilisation par, un tiers, et (ii) à demander notre accord écrit préalable pour ce faire ;

nous n’assumerons aucun devoir de diligence ni aucune responsabilité quelconque envers une partie tierce qui pourrait entrer en possession des Résultats des Services.

17.2 Les Résultats des Services ne constituent pas le seul facteur à prendre en compte par le Client dans la prise de décision de poursuivre ou non une action spécifique, ce dont le Client demeurera seul responsable.

17.3 Le Client pourrait souhaiter inclure notre rapport dans une offre publique devant être déposée conformément à la règlementation belge relative aux obligations des émetteurs d’instruments financiers, ou dans tout autre type d’offre portant sur des titres. Le Client accepte que notre rapport, ou une référence à celui-ci ou à nous-mêmes, ne pourra être inclus dans une telle offre sans notre consentement écrit préalable. Tout accord relatif à l’exécution de services en relation avec une telle offre, en ce compris l’accord pour l’octroi d’un tel consentement, constituera une mission distincte et fera l’objet d’une convention distincte.

17.4 Si le Client envisage de publier ou de reproduire notre rapport, par imprimé ou électroniquement (par ex. sur un site Internet), ou de faire d’une quelconque manière référence à nous dans un document qui contient d’autres informations, le Client s’engage (a) à nous soumettre pour lecture le projet d’un tel document, et (b) à obtenir notre consentement écrit sur l’insertion de notre rapport, avant que le document soit finalisé ou distribué. Lorsque le rapport à reproduire, sous quelque forme que ce soit, porte sur des états financiers, ces derniers seront reproduits dans leur ensemble, en ce compris les annexes y relatives, en même temps que notre rapport. La présente clause ne s’applique pas aux publications rendues obligatoires par la loi.

ARTICLE 18 – MODIFICATION OU RETRAIT D’UN RAPPORT

18.1 Dans des circonstances exceptionnelles, nous pourrons décider de modifier ou de retirer un rapport lorsque, conformément à notre jugement professionnel, cela s’avérerait nécessaire, par exemple lorsque des faits ou circonstances inconnus à la date de la rédaction du rapport seraient portés à notre connaissance. Ce droit de modification ou de retrait s’appliquera également à tout moment lorsque des omissions ou des inexactitudes dans le rapport, susceptibles d’avoir une incidence sur son contenu, viendraient à être découvertes par la suite.

18.2 Dans tous les cas, nous ne pourrons exercer ce droit de modification ou de retrait qu’après en avoir notifié le Client. Lorsqu’il aura été amendé ou retiré, le rapport original ne pourra plus être utilisé par la Client. Si le Client a déjà utilisé le rapport à l’égard de tiers, le Client communiquera la modification ou le retrait du rapport à ces mêmes tiers sous les mêmes formes utilisées pour la distribution du rapport original.

18.3 Le droit de modifier ou retirer notre rapport ne sera en aucun cas interprété comme une obligation dans notre chef de modifier ou de retirer un rapport.

ARTICLE 19 – NOS ASSOCIES, ADMINISTRATEURS ET EMPLOYES (« NOTRE PERSONNEL »)

19.1 Au cours de la Convention et pendant la période de douze mois qui suit l’achèvement des Services, le Client ne débauchera ou ne sollicitera pas (ni n’assistera personne pour ce faire), directement ou indirectement, aucun membre de notre personnel avec lequel le Client a été en contact dans le cadre de la mission. De même, le Client n’emploiera et n’engagera aucun desdits membres de notre personnel de quelque façon que ce soit afin de lui fournir des services.

19.2 En ce qui concerne les missions auxquelles des règles, belges et/ou étrangères relatives à l’indépendance sont applicables, des restrictions plus sévères peuvent exister quant à l’engagement ultérieur par le Client de membres de notre personnel cadre ayant participé à la mission de révision des états financiers du Client. Le Client nous tiendra informés de toute intention de solliciter ou débaucher l’un quelconque des membres de notre personnel ayant participé à une telle mission de révision.

ARTICLE 20 – TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DE DONNÉES

20.1 Au cours de la prestation des Services, les parties peuvent communiquer entre elles par voie électronique. Il est cependant impossible de garantir que la transmission électronique de données est totalement sûre, exempte de virus ou d’erreur et, partant, de telles transmissions peuvent être interceptées, altérées, perdues, détruites, retardées, ou rendues inutilisables. Les parties reconnaissent par la présente qu’aucun système ou procédure ne peut totalement écarter de tels risques.

20.2 Les parties confirment par la présente qu’elles acceptent ces risques, autorisent dûment l’utilisation des communications électroniques et conviennent d’utiliser tous les moyens disponibles et appropriés pour détecter les virus les plus répandus préalablement à l’envoi d’informations par voie électronique. Chaque partie sera responsable de la protection de ses propres systèmes et intérêts en matière de communications électroniques, et aucune des parties ne sera tenue responsable, de quelque manière ou forme que ce soit, tant sur une base contractuelle que sur une base pénale, en ce compris la négligence, ou sur toute autre base, de toute perte, erreur ou omission résultant de, ou relative à, l’utilisation de communications électroniques entre les parties.

ARTICLE 21 – PRESTATAIRE DE SERVICES INDÉPENDANT

En prestant les Services, nous agissons en la seule qualité de prestataire de services indépendant. Sauf disposition contraire explicite de la Lettre de Mission, nous ne nous engageons à exécuter aucune des obligations du Client, qu’elles soient légales ou contractuelles, ni à assumer une quelconque responsabilité du Client au titre de ses activités ou de ses opérations.

ARTICLE 22 – FORCE MAJEURE

En ce qui concerne les Autres Missions, telles que définies à l’article 1.2 ci-dessus, aucune des parties ne sera responsable envers l’autre (les autres) dans la mesure où un quelconque défaut dans l’exécution de ses obligations est causé par des circonstances hors de son contrôle raisonnable, en ce compris tout avis, avertissement ou interdiction émanant d’une quelconque autorité locale, nationale, étrangère ou supranationale compétente, ou émanant de nouvelles politiques d’une des parties, relatives par exemple à des voyages vers certains pays ou régions. Sans préjudice des stipulations de l’article 12 ci-dessus, si de telles circonstances perdurent au point qu’une partie n’est pas à même d’exécuter ses obligations pendant une période continue de 30 jours, une partie aura le droit de mettre fin à la Convention moyennant un préavis écrit de 15 jours à tout moment au-delà de cette période de 30 jours.

ARTICLE 23 – RENONCIATION

Aucune renonciation à l’une quelconque des stipulations de la Convention n’aura d’effet que si elle est effectuée par écrit et signée par la partie qui renonce.

ARTICLE 24 – MODIFICATION

Toute modification apportée à la Convention n’aura d’effet que si elle est convenue par écrit et signée par chaque partie. Tant qu’une modification n’a pas été convenue par écrit, chaque partie continuera à se conformer aux stipulations de la dernière version convenue de la Convention.

ARTICLE 25 – NULLITE

25.1 Aucune des stipulations de la Convention ne peut avoir pour objet, finalité ou conséquence de violer une quelconque disposition légale impérative ou d’ordre public.

25.2 Dans le cas où une des stipulations de la Convention est déclarée non valable ou non exécutoire, en tout ou en partie, cette stipulation (ou, le cas échéant, la partie concernée de celle-ci) sera considérée ne pas faire partie de la Convention. Dans aucun cas, la validité et le caractère exécutoire du reste de la Convention n’en seront affectés.

25.3 En outre, les parties entameront immédiatement et de bonne foi des négociations afin de remplacer, le cas échéant avec effet rétroactif à la date d’entrée en vigueur de la Convention, la stipulation déclarée non valable ou non exécutoire par une autre stipulation valable et exécutoire, ayant les effets juridiques les plus proches possibles de la stipulation déclarée non valable ou non exécutoire

ARTICLE 26 – INDEPENDANCE

Dans la mesure nécessaire à nous permettre de remplir nos obligations en matière d’indépendance, le Client fera en sorte que nous disposions à tout moment d’une liste à jour de toutes les entités qui lui sont liées, qu’elles soient belges ou étrangères. Le Client mettra en place des procédures qui imposent l’approbation préalable de tous les services que les entités de nos réseaux (www.burexservice.be) seront invitées à prester à l’une quelconque de ces entités liées. Le Client nous informera sans délai de toute circonstance susceptible de compromettre notre indépendance.

ARTICLE 27 – CESSION ET TRANSFERT

Sans préjudice des effets que la loi attache à des transferts d’universalités, de branches d’activité, aux fusions, scissions et opérations similaires, aucune partie ne peut céder, transférer, grever d’une charge ou négocier de quelque façon que ce soit un des droits ou obligations résultant de la Convention, sans le consentement écrit et préalable des autres parties à la Convention.

ARTICLE 28 – DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE

28.1 La présente Convention sera exclusivement soumise et sera interprétée conformément au droit belge, à l’exclusion de toute règle de renvoi belge, étrangère ou internationale.

28.2 Les parties s’engagent à tenter de résoudre à l’amiable tout litige, différend ou prétention survenant en relation avec la Convention ou les Services, en entamant de bonne foi et de manière amicale des discussions et négociations entre elles. Dans le cas où ces discussions et négociations n’aboutiraient pas, la question sera soumise à la négociation des parties au niveau hiérarchique supérieur.

28.3. Si une solution adéquate ne peut être dégagée dans une période de trente (30) jours, les parties conviennent, sauf disposition contraire prévue par la législation relative à l’action sociale, de soumettre le différend non résolu aux seuls Tribunaux de Bruxelles ou de Liège statuant selon le Droit belge.

Annexe 1 – FICHE D’INFORMATIONS DU PROFESSIONNEL ITAA

FICHE D’INFORMATIONS DU PROFESSIONNEL ITAA

art.74-77 Code de droit économique

En exécution des articles 74 à 77 du livre III, titre III, chapitre I du Code de Droit Economique, les informations légales suivantes sont communiquées ou mises à la disposition des clients :

Nom ou dénomination sociale	BUREX SERVICE
Forme juridique	S.R.L.
Administrateur	Carmelo Portella – Expert-Comptable & fiscal Certifié ITAA sous le numéro 13.266.162
Numéro d’entreprise	BE0426.361.223
Siège social & d’exploitation	Social : Rue de l’Etang 1 à 4432 ANS Exploitation : Rue Belvaux 87 à 4030 LIEGE
Numéro d’établissement	2.025.623.878
Coordonnées,	téléphone : +32 436.58.00 Courriel : equipe@burexservice.be
Organisation professionnelle et réglementation	ITAA – Institute for Tax Advisors & Accountants – Renaissance Building – Boulevard Emile Jacqmain n°135/2 à 1000 Bruxelles : www.itaa.be Organisme officiel d’intérêt public réglementé par la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d’expert-comptable et de conseiller fiscal – Code de Déontologie : AR du 18 juillet 2017 portant approbation du code de déontologie de l’Institut Professionnel des Comptables et Fiscalistes agréés (IPCF)
Titre professionnel légalement requis	Expert-comptable & fiscal certifié
Numéro d’agréation de la société	50.212.250
Pays ayant octroyé le titre	Belgique
Conditions générales et Clauses générales – langue d’usage	Cf. lettre de mission
Prix du service préalablement déterminé	Cf. lettre de mission
Principales caractéristiques des services fournis, avec codes NACEBEL	Comptabilité, fiscalité, conseils Code NACEBEL: 69.201
Les assurances : coordonnées de l’assureur	Police collective : Assureur ALLIANZ et LEGAL VILLAGE via le courtier MARSCH : Contrats n° ZCN690001092 et 568400047
Service médiation pour le consommateur litige de consommation – Consommateur (personne physique non professionnel)	A compter du 01/01/2015 Cf. Service public fédéral Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie

Annexe 2 – POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVEE

En notre qualité d’expert-comptable & fiscal certifié , nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client du cabinet, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple).

Nous sommes tenus de vous informer, en votre qualité de personne concernée dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit.

Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société BUREX SERVICE dont le siège est établi Rue de l’Etang 1 à 4432 ANS et immatriculée auprès de la BCE sous le n° 0426.361.223 dont l’administrateur est Carmelo PORTELLA. Le responsable est inscrit auprès de l’Institute for Tax Advisors & Accountants (ITAA en abrégé), sous le numéro d’agrément 50.212.250. Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez-vous adresser à la société par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par courrier électronique à l’adresse equipe@burexservice.be

Finalités du traitement des données à caractère personnel

Le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après loi du 18 septembre 2017).

1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.

2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).

Les obligations incombant au cabinet vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales…) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés. Le traitement de ces données à caractère personnel est effectué sur base d’une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires ni respecter la mission que vous nous avez confiée.
C. Exécution du présent contrat relatif à des services comptables, fiscaux et financiers. En exécution du contrat qui vous lie au cabinet, nous effectuons un traitement des données à caractère personnel concernant les données de nos clients eux-mêmes mais également celles des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que d’autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités. À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission de comptable-fiscaliste sur base du contrat nous lie.
D. Nous traitons également les données personnelles afin de vous communiquer les informations relatives à nos prestations.

Il relève de notre intérêt légitime et commercial de vous offrir et promouvoir tous les services et/ou partager avec vous des messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur.

Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point 2, notre cabinet est autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national… Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales. Le cabinet traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies.

Le cabinet traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant des personnes concernées telles que ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs. Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans). Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2. Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers à l’UE ni à des organisations internationales sauf en vertu d’une disposition légale.

Destinataire des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, le cabinet ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

Le cabinet fait appel à des tiers prestataires de servicesqualifiés de « sous-traitant » au sens de la législation, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le Cabinet a souscrit.
le cabinet utilise un logiciel de comptabilité électronique et son portail ;

le cabinet fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire, avocat, …) ;

Le cabinet doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une gestion sécurisée du site Internet et de son système informatique. Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même.

Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le cabinet a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données. Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels le cabinet fait appel.

Durée de conservation

6.1. Données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la loi du 18 septembre 2017 (cf. point 2A). Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients. Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.

6.2. Autres données à caractère personnel – Les données à caractère personnel traitées en dehors de la loi du 17 septembre 2017 (données traitées dans le cadre de la gestion administrative des dossiers de nos clients et des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus) ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.

6.3. Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

7.1. Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique, en ce compris le RGPD ou si le secret professionnel s’y opposent, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :

– Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si nous traitons vos données ;

– Le droit d’avoir une copie des données traitées ;

– Le droit de rectification des données traitées ;

– Le droit d’opposition des données traitées ;

– Le droit de limiter le traitement des données traitées :

Si vous contestez l’exactitude de ces données ;
Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles ;
Si le traitement de vos données personnelles était illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données ;
Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.

– Le droit à l’effacement des données traitées ;

– Le droit à la portabilité des données traitées, si vos données sont traitées dans le cadre de nos obligations contractuelles ou d’un consentement ;

– Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données

www.Autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Tel : 0)2 274 48 00

Courriel : contact@apd-gba.be

7.2. Données à caractère personnel que nous devons conserver en application de la loi du 18 septembre 2017.

Sont ici concernées les données à caractère personnel de nos clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients.

En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 concernant nos obligations en matière de blanchiment : « Art. 65. En application de l’interdiction de divulgation prévue à l’article 55, et outre les exceptions prévues aux articles 14, paragraphe 5, points c), et d), 17, paragraphe 3, point b), 18, paragraphe 2, et 20, paragraphe 3, du Règlement 2016/679, en vue de garantir les objectifs de l’article 23, paragraphe 1er, points d), et e) du règlement précité, l’exercice des droits visés aux articles 12 (transparence des informations et des communications et modalités de l’exercice des droits de la personne concernée), 13 (informations à fournir lorsque les données à caractère personnel sont collectées auprès de la personne concernée), 15 (droit d’accès), 16 (droit de rectification), 19 (obligation de notification en ce qui concerne la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel ou la limitation du traitement), 21 (droit d’opposition), 22 (droit de profilage) et 34 (communication à la personne concernée d’une violation de données à caractère personnel) de ce règlement est limité entièrement s’agissant des traitements de données à caractère personnel visées à l’article 4, paragraphe 1er, du même règlement et délimités à l’alinéa premier du présent paragraphe, qui sont effectués par l’entité assujettie en sa qualité de responsable du traitement exerçant une mission d’intérêt public en vertu des articles 1er et 64, et ceci afin :

1° de permettre à l’entité assujettie, à son autorité de contrôle visée à l’article 85 et à la CTIF de remplir les obligations auxquelles elles sont soumises par l’application de la présente loi; ou

2° de ne pas compromettre la prévention et la détection des cas de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ni les enquêtes en la matière, et d’éviter de faire obstacle aux demandes de renseignements, analyses, enquêtes ou procédures à caractère officiel ou judiciaire, menées aux fins de la présente loi. »

L’article 65 dernier alinéa précise : « En vertu de l’article 43 de la Loi du 30 juillet 2018 les droits des personnes concernées, visés à l’alinéa 5, sont exercés par l’intermédiaire de l’Autorité de protection des données. L’Autorité de protection des données communique uniquement à la personne concernée qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires ».

Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel traitées dans le cadre de nos obligations blanchiment (déclarations de soupçons, etc..), vous devez donc vous adresser à l’Autorité de protection des données (voir point 7.1).

7.3 Vous pouvez exercer vos droits, ou nous faire part de vos suggestions et remarques en vous adressant à l’adresse mail suivante : equipe@burexservice.be. Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.

Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Modifications

Nous pouvons à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente politique de protection de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet ou vous sera communiquée à première demande.